ความคิดสร้างสรรค์กับการทำงานประจำ

               ผมเชื่อว่ามีหลายคนที่ยังทำงานประจำรับเงินเดือนมากน้อยตามความรู้และประสบการณ์ ซึ่งโดยมากในการทำงานนั้นเราก็ต้องมีการเรียนรู้ขั้นตอน วิธีปฏิบัติ วิธีการแก้ปัญหา ให้งานแต่ละชิ้นนั้นสำเร็จลุล่วงไปได้ จนทำให้หลายคนคิดว่าวิธีการที่เราทำซ้ำๆเดิมๆ อยู่ทุกวันนั้นเป็นวิธีที่ดีและถูกต้องที่สุดแล้ว และอาจจะลืมตั้งคำถามว่าเราสามารถปรับปรุงให้มันดีขึ้นได้อีกไหม
               โดยความเป็นจริงแต่ละหน้าที่และวิธีการที่องค์กรกำหนดให้เราทำนั้นก็ต้องผ่านกระบวนการคิด ทดสอบ ลองผิดลองถูก เพื่อให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่ดีในระดับหนึ่ง จนสามารถกำหนดให้พนักงานสามารถที่จะเดินตามวิธีการนั้นๆได้ คำว่าระดับหนึ่งนั้นถ้าเรามาพิจารณาดูจะพบว่าวิธีการที่เราปฏิบัติต่อหน้าที่รับผิดชอบของตัวเองในแต่ละวัน ก็ยังมีช่องทางที่จะปรับปรุงพัฒนาได้อีกมากมาย สิ่งสำคัญคือเราต้องกล้าที่จะคิดและคิดอย่างสร้างสรรค์ เพื่อหาวิธีการที่ดีกว่าวิธีการเดิมๆที่เราเคยทำอยู่
               อย่าลืมว่าปัญหาที่เราเจอในงานทุกๆวันนั้นมันมีการฟักตัวและแปรเปลี่ยนตามปัจจัยต่างๆที่เกี่ยวข้อง และการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยเหล่านี้แหละที่จะทำให้วิธีการเดิมๆที่เราจัดการกับปัญหาเดียวกันนี้ไม่ได้ผลและล้าสมัย
               ดังนั้นความคิดสร้างสรรค์ ความคิดนอกกรอบ จึงมีบทบาทที่สำคัญในการทำให้เราค้นพบกับวิธีที่ดีกว่าและสร้างผลงานให้เรามากกว่า การเรียนรู้และฝึกฝนที่จะเป็นคนที่มีความคิดสร้างสรรค์นั้นจึงมีความจำเป็นพอๆหรืออาจจะมากกว่าการทำตามกรอบเดิมๆด้วยความเคยชิน
               วิธีการง่ายๆและประหยัดเวลาให้เราตั้งคำถามก่อนเลิกงานสัก 5-10 นาที ทบทวนถึงปัญหาต่างๆที่เจอมาแต่ละวัน โดยหยิบมาสักหนึ่งปัญหาที่เราต้องการจะแก้ไขด้วยความคิดสร้างสรรค์ของเรา
เช่น วันนี้เรามีปัญหายอดขายของผลิตภัณฑ์ตัวหนึ่งลดต่ำลงกว่าครึ่งภายในหนึ่งสัปดาห์ หากเราจะแก้โดยวิธีเดิมๆ ที่เคยทำคือกลับไปหาเหตุผลที่จะสามารถนำมาอธิบายได้ว่าทำไมยอดขายจึงตกโดยอาจจะอ้างถึงภาวะเศรษฐกิจที่ตกต่ำลงและมีข้อมูลเชิงตัวเลขมานำเสนออย่างสวยงาม ถ้าหากเราจะแก้ไขปัญหานี้ด้วยความคิดสร้างสรรค์เราต้องไม่ตอบคำถามเรื่องยอดขายตกเนื่องจากเศรษฐกิจเพราะมันจะทำให้เราหยุดคิดต่อเกี่ยวกับการแก้ปัญหายอดขายตกทันที แต่เราจะคิดต่อด้วยคำถามว่า มีวิธีการใดที่จะทำให้ยอดขายเพิ่มขึ้นได้บ้าง คำตอบอาจจะเป็น การอัดฉีดโปรโมชั่น, นำเสนอจุดเด่นของผลิตภัณฑ์, เปลี่ยนแปลง Packaging, ออกสปอร์ต โฆษณา, ปรับปรุงสินค้าเพื่อเพิ่มช่วงอายุของลูกค้า, ลดราคา, จัดทำบัตรสมาชิกและสิทธิ์พิเศษ เป็นต้น
                วิธีการเดิมๆนั้นล้วนแต่เป็นผลผลิตทางความคิดสร้างสรรค์ของคนรุ่นก่อน เพราะฉะนั้นเป็นหน้าที่ของคนรุ่นเราที่จะต่อยอดความคิดเหล่านั้นด้วยการสร้างสรรค์วิธีการที่ดีกว่า ปรับปรุง พัฒนาสิ่งที่มีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นและเป็นส่วนที่สำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้า

Takt Time, Cycle Time และ Lead Time

วันนี้มีเพื่อนๆฝากถามเรื่อง Takt time, Cycle Time และ Lead Time มา ซึ่งผมก็จะขออนุญาติอธิบายให้คร่าวๆดังนี้นะครับ
Take time : คำว่า Takt เป็นภาษาเยอรมันแปลว่า จังหวะ Takt time คือ เวลาในการผลิตงาน 1 ชิ้นที่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าในแต่ละวันได้
มีสูตรคำณวนง่ายๆดังนี้คือ Takt time = เวลาที่ใช้ในการผลิตทั้งวัน (นาที)/ ความต้องการสินค้าในแต่ละวัน (หน่วยสินค้า) โดยเวลาที่ใช้ในการผลิตทั้งวันจะคิดเฉพาะช่วงเวลาเฉพาะที่ทำการผลิตชิ้นงานเท่านั้น ไม่รวม เวลาพัก, การประชุม, เวลาที่ใช้ในการซ่อมบำรุงเครื่องจักร
ตัวอย่าง โรงงานผลิตรถยนต์แห่งหนึงมีการทำงานเป็น 2 กะ กะละ 12 ชม. หรือเท่ากับ 1440 นาที ต่อวัน ในแต่ละกะจะมีช่วงเวลาพัก 60 นาที, ประชุม 30 นาที, บำรุงเครื่องจักร 30 นาที
ดังนั้นเราจะได้เวลาที่ใช้ในการผลิตทั้งวันเท่ากับ 1440 – (60X2) -( 30X2) – (30X2) = 1200 นาที
และช่วงนี้มีคำสั่งซื้อจากลูกค้าจำนวน 100 คันต่อวัน ดังนั้น Takt time ก็จะเท่ากับ 1200 / 100 = 12 นาทีต่อคัน
แต่ในการนำสูตรคำณวนนี้ไปใช้งานจริงควรจะมีความเผื่อจากเหตุการณ์ที่เราไม่คาดคิดเช่น เครื่องจักรเกิดหยุดกระทันหัน พนักงานทำงานผิดพลาด หรือเหตุฉุกเฉินต่างๆที่ทำให้ตัวเลขเวลาที่ใช้ในการผลิตทั้งวันยิ่งลดน้อยลงไปอีก ดังนั้นเพื่อป้องกันปัญหาตรงนี้เราจะใส่ค่าเผื่อไว้ประมาณ 10% ของค่า Takt time ที่คำณวนมาได้ขั้นต้น นั่นคือเราจะได้ว่า
Takt time ในการทำงานจริง = Takt time + (10% X Takt time) นั่นคือจากตัวอย่างที่กล่าวมาเราจะได้ Takt time ในการทำงานจริง = 12 + (10%X12) = 13.2 นาที
สรุป การผลิตรถยนต์ที่จะสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่ 100 คันต่อวันได้เราต้องผลิตรถยนต์ออกมาให้ได้ 1 คันในทุกๆ 13.2 นาทีนั่นเอง
Cycle time คือ เวลาที่แต่ละกระบวนการใน line การผลิตซึ่งจะมีความแตกต่างกันในแต่ละสถานีงาน
ความสัมพันธ์ของ Cycle time และ Takt time คือ Takt time จะเป็นค่าคงที่ค่าหนึ่งที่มีความสัมพันธ์โดยตรงกับความต้องการของลูกค้า ส่วน Cycle time จะเป็นเวลาจริงที่แต่ละกระบวนการสามารถทำได้
จากตัวอย่างก่อนหน้านี้ สมมุติว่า โรงงานผลิตรถยนต์มีกระบวนการผลิตทั้งสิ้น 3 กระบวนการ ซึ่งแต่ละกระบวนการมี Cycle time ดังนี้
กระบวนการที่ 1,2 และ 3 มี Cycle time = 15, 10 และ 11 นาที ตามลำดับ จากการคำณวนเราได้ Takt time = 13.2 นาที ดังนั้นกระบวนการที่ 2 และ 3 จึงไม่มีปัญหาเพราะ Cycle time ต่ำกว่าค่า Takt time
แต่กระบวนการที่ 1 มี Cycle time สูงกว่า Takt time ที่ 15-13.2 = 1.8 นาที ทำให้เกิดภาวะคอขวด (Bottle neck) และจะส่งผลให้การผลิตไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่ 100 คัน / วันได้ ดังนั้นต้องทำการแก้ไขปรับปรุง Cycle time ของกระบวนการที่ 1 ให้ได้ Cycle time ที่ต่ำกว่า 13.2 นาทีให้ได้
Lead time คือระยะเวลาตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจากลูกค้าจนลูกค้าได้รับสินค้า เช่น การสั่งซื้อรถยนต์จะใช้ lead time ประมาณ 1- 6 เดือน ซึ่งตัวเลขนี้ก่อนที่จะสามารถแจ้งกับลูกค้าว่าการผลิตรถยนต์ให้ลูกค้า 1 คันหลังจากรับคำสั่งซื้อนั้นจะใช้ระยะเวลาหรือ lead time เท่าไหร่
เราต้องทราบว่า Cycle time ของแต่ละกระบวนการในการผลิตรถยนต์ของโรงงานนั้นมีค่าสูงสุดเท่าไหร่บนพื้นฐานของคุณภาพที่ดีที่สุด นั่นคือประสิทธิภาพในการผลิตไม่ได้ลดน้อยลงเนื่องจากการเพิ่มหรือลด Cycle time
และถ้าเรากลับไปดูค่า Takt time ก็จะพบว่า lead time จะเป็นตัวเข้าไปกำหนดค่าความต้องการของลูกค้่าต่อวัน นั่นคือเมื่อ Lead time มีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้นจะส่งผลโดยตรงกับค่า Takt time ลดลงและถ้า Lead time ลดลงก็จะส่งผลให้ Takt time เพิ่มขึ้น เกิดเป็นจังหวะในการผลิตที่มีการไหลของผลิตภัณฑ์สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า จึงสรุปได้ว่า Lead time จะเป็นตัวกำหนด Takt time และ Takt time ก็จะไปกำหนด Cycle time อีกที ดังนั้นตัวแปรทั้งสามจึงมีความสัมพันธ์กันตลอด